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  2. 個人情報の取扱いについて

個人情報の取扱いについて

Ⅰ.個人情報の取扱いについて

1.事業者の名称、住所、代表者の氏名

社会保険労務士法人 さくらマネジメントオフィス
〒171-0042 東京都豊島区高松1-11-15 モリタビル西池袋5階
代表社員 大柳 京子

2.個人情報保護管理者の氏名、役職及び連絡先

氏名:大柳 京子
役職:代表社員
連絡先:電話03‐5848‐3936

3.個人情報の利用目的

当事務所は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用いたします。

(1)ご本人より直接書面等(ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という)に記載された個人情報を取得する場合の利用目的及び保有個人データの利用目的

分類

利用目的

お客様情報

お問合せ対応、ご利用履歴管理、受託した業務に関するご連絡、当事務所サービスのご案内ハラスメント窓口業務等の適切な遂行のため

取引先情報

商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため

従業者情報

従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、ハラスメント窓口業務、セキュリティ管理のため

採用応募者情報

採用応募者への連絡と当事務所の採用業務管理のため

お問合せ者情報

ご利用履歴管理、お問合せにお答えするため

(2)ご本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する際の利用目的

分類

利用目的

お客様情報

受託した社会保険手続業務、給与計算業務、人事労務コンサルティング、セミナー等を適切に遂行するため

採用応募者情報

ハローワークやリクナビ・マイナビ等就職斡旋サイトや人材紹介会社からの採用応募者は採用応募者への連絡と当事務所の採用業務管理のため

4.個人情報の第三者提供

当事務所は、次に掲げる場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはございません。

  1. ご本人様の同意がある場合
  2. 法令に基づく場合
  3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
  4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
  5. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  6. 業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合

5.個人情報取扱いの委託

当事務所は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

6.個人データに対して行う安全管理措置

当事務所においては、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に従ってリスクアセスメントを行い、個人データの安全管理基準を策定し、以下のとおり個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人データの適切な管理のための措置を講じています。

(1) 基本方針の策定

  • 個人データの適切な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情相談窓口」等についての個人情報保護方針を策定しております。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備

  • 個人情報保護規程を制定し、個人データ取扱いのライフサイクル(取得、利用、保存、委託・提供、消去・廃棄等)の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者及びその役割等について取り決めております。

(3) 組織的安全管理措置

  • 個人情報保護規程を制定するとともに、個人データの適切な取扱いの確保のため、個人データの取扱いに関する責任者をはじめとする個人情報保護体制を整備しております。
  • 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

(4) 人的安全管理措置

  • 全従業者と秘密保持誓約を締結し、(情報セキュリティ及び)個人情報保護に関する教育を定期的に実施しております。
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

(5) 物理的安全管理措置

  • 個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧等を防止する措置を実施しております。
  • 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

(6) 技術的安全管理措置

  • アクセス制御を実施して、従業者毎に取扱うことができる個人データ等の範囲を限定しています。
  • 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

(7) 外的環境の把握

  • 個人データ取扱いの委託を含め、日本国外での個人データの保管は行っておりません。

7.個人データの開示等の請求

お客様は、当事務所で保有している保有個人データの開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の請求及び個人データの第三者提供記録の開示に関する請求を行うことができます。その際、当事務所はお客様ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、下記の「個人情報問合せ窓口」までお問い合わせください。

〒171-0042 東京都豊島区高松1-11-15 モリタビル西池袋5階
社会保険労務士法人 さくらマネジメントオフィス 個人情報問合せ窓口
メールアドレス:officeinfo@sr-sakuram.jp
TEL:03-5848-3936 (受付時間 9:00~17:30※)
※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

8.個人情報を提供されることの任意性について

お客様が当事務所に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

9.ご本人が容易に認識できない方法による取得する場合について

クッキー(Cookies)は、お客さまが当事務所のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、お客さまのプライバシーを侵害するものではなく、またお客さまのコンピューターへ悪影響を及ぼすことはありません。
また当事務所のサイトでは個人情報を入力していただく部分にはすべてSSL(Secure Sockets Layer)のデータ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアーウォールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。

10.認定個人情報保護団体について

当事務所は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先は以下のとおりです。
【注意:当事務所のサービスに関する問合せ先ではございません】

(1) 認定個人情報保護団体の名称

  • 一般財団法人日本情報経済社会推進協会

(2) 苦情の解決の申出先

  • 認定個人情報保護団体事務局

(3) 住所

  • 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内

(4) 電話番号

  • 03-5860-7565
    0120-700-779

Ⅱ.個人情報の開示等の請求等に関する手続きのご案内

当事務所の保有する以下の個人情報に関して本人又は代理人は「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者への提供に関する記録」の開示を求めることができます。請求につきましては、当事務所所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。

分類

利用目的

お客様情報

お問合せ対応、ご利用履歴管理、受託した業務に関するご連絡、当事務所サービスのご案内、ハラスメント窓口業務等の適切な遂行のため

取引先情報

商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため

従業者情報

従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、ハラスメント窓口業務、セキュリティ管理のため

採用応募者情報

採用応募者への連絡と当事務所の採用業務管理のため

お問合せ者情報

ご利用履歴管理、お問合せにお答えするため

1.「開示等の請求」の連絡方法、及び、連絡先

「開示等の請求」は、郵送・電話・電子メールの送信によって下記「個人情報問合せ窓口」宛ご連絡ください。

〒171-0042 東京都豊島区高松1-11-15 モリタビル西池袋5F
社会保険労務士法人 さくらマネジメントオフィス 個人情報問合せ窓口
メールアドレス:officeinfo@sr-sakuram.jp
TEL:03-5848-3936 (受付時間 9:00~17:30※)
※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

ご請求内容確認後、折り返し当社所定の請求書面「保有個人データ開示等請求書」をお送りしますので、必要事項をご記入の上、ご郵送ください。

2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

「開示等の請求」に際しては、ご本人確認のため、以下の書類を1の「所定の用紙」に同封してください。

運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し(開示等の請求等をする本人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの)、
住民票の写し(開示等の請求等をする日前30日以内に作成されたもの)

3.代理人様による「開示等の請求」の場合

「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、下記「(1) 代理人である事を証明する書類」のいずれか、及び、「(2) 代理人様ご自身を証明する書類」のいずれかを同封してください。なお、「原本」の指定がない書類については当該書類の写しを同封してください。

(1)代理人である事を証明する書類

<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>
  1. 本人の委任状(原本)
<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>
  1. 戸籍謄本
  2. 住民票(続柄の記載されたもの)
  3. その他法定代理権の確認ができる公的書類
<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>
  1. 後見登記等に関する登記事項証明書
  2. その他法定代理権の確認ができる公的書類

(2)代理人様ご自身を証明する書類

2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類記載のご本人確認書類参照

4.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額(当事務所からの返信費を含む)を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

手数料金額:1,000円

5.開示等対応連絡

開示等の請求等に対する対応方針については、以下の方法により遅滞なくご連絡いたします。

<開示等対応可能な場合>
  1. 個人情報の利用目的の通知、開示、第三者への提供に関する記録の請求等の場合は、原則、本人又は代理人が(1)「所定の用紙」にて指定した方法により対応いたします。(ただし、指定された開示等の方法を行うことが困難な場合は、書面の郵送にて対応いたします。)
  2. 個人情報の訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止の場合は、対応した旨、電話又はメールにてご連絡いたします。
<開示等対応不可能な場合>

上記①②に関わらず、電話又はメールにてご連絡いたします。

以上